名刺交換の挨拶はどちらが先に行う?名乗る時はフルネーム?苗字のみ?

社会人になって初めて自分の名刺を持つことになる人もいますよね。

ビジネスで名刺交換が行われる機会は多いですが、初めての時はよくわからないことも多いですよね。

基本的なビジネスマナーとしての名刺交換の、おさえておくべきポイントなどを紹介したいと思います。

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名刺交換での挨拶はどちらが先に行うのがマナー?

名刺交換の挨拶03 - コピー

【事前の大事なポイント】

◆名刺は名刺入れに入れておく

※名刺は名刺入れから出して渡すのがマナー

※財布や定期入れ、名刺ケース(プラなどの)などから出して渡さない

◆名刺を切らさないようにつねに枚数を確認しておく

初対面の名刺交換の際に名刺が切れていたりすると、ビジネスにとって大きなマイナスになります。

大事な商談等の場合はなおさら、次はない可能性が高くなります。

名刺を切らしてしまったことのお詫び状を添えて、後日郵送するという方法もありますが、名刺を切らすような相手はその時点でアウトと思っている人もいるので切らさないことが大事です。

◆汚れた名刺や角などが折れている名刺は使わない

ビジネスをするうえで、名刺はあなたの「顔」ともいえるものですから汚い名刺や折れ曲がった名刺を相手に渡すのは失礼に当たります。

ビジネスマナーは「相手のことを敬う」のが基本ですから、受け取った相手の名刺も丁寧に扱う必要があります。

◆テーブル越しなどで名刺交換はしない

◆カバンや書類などを手に持ったまま、名刺交換はしない

◆名刺は相手から読める向きで渡す

◆名刺入れに乗せて渡す時に、会社のロゴや名前の部分に指がかからないようにする

◆名刺は胸の高さくらいに持って渡す

◆名刺を受け取る時は黙って受け取らない

※「頂戴いたします」とひと言添えて受け取るのが望ましい

◆基本的には両手で名刺入れの上に名刺を乗せて渡す

※同時交換の時は片手

【名刺交換でどちらが先に行うか?】

基本的に先に目下の人から目上の人に対して名刺を出して挨拶します。

ビジネスの場合の目下は訪問者であり、訪問先は目上に当たります。

年齢とか、地位とかではないので気をつけましょう。

※仕事をいただく(お金をいただく)ほうが目下になる

営業活動をする場合は、つねに自分が目下に当たりますから、自分から先に名刺を差し出すことになりますね。

複数人で名刺交換をする場合は目下に当たる方の、地位の高い人から相手の一番地位が高い人へ名刺を渡します。

名刺を渡す時は「社名・部署名・名前」「よろしくお願いいたします。」を言って渡しましょう。

●訪問先A社

「課長」「主任」「担当者」

●訪問者B社(仕事をいただく側)

「課長」「主任」「あなた」

この場合はB社のほうが先に相手のA社に出します

B社の課長⇔A社の課長

B社の課長⇔A社の主任

B社の課長⇔A社の担当者

B社の主任⇔A社の課長

B社の主任⇔A社の主任

B社の主任⇔A社の担当者

B社のあなた⇔A社の課長

B社のあなた⇔A社の主任

B社のあなた⇔A社の担当者

A社のほうは名刺を受けた際に同時交換します。

最近はビジネスの場合は同時交換が多く、その際は片手行います。

お互いに右手に自分の名刺を持って、相手の(左手に持っている)名刺入れの上に置きます。

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名刺交換の挨拶でフルネームを名乗る?それとも苗字のみ?

名刺交換の挨拶04 - コピー

通常、名刺を渡す時に名前を名乗りますが、丁寧とされているのはフルネームを名乗ることです。

ビジネスは相手に自分の名前を覚えてもらう必要がありますから、フルネームで名乗ったほうがいいのです。

ただ、状況によっては苗字のみのほうがいい場合があります。

一人の時ならフルネームで問題ないのですが、複数人での名刺交換の席で、会社によっては上司が苗字しか名乗っていない時などがけっこうあります。

それなのに自分だけフルネームを名乗ると、ちょっと浮いてしまうこともありますから、複数人で名刺交換をする場合は状況判断も大切です。

ひとりでの名刺交換の場合でも、相手が先に名刺を差し出して苗字のみを名乗った場合は、こちらも苗字のみにするほうが無難です。

ビジネスマナーでは「フルネーム」が望ましいと強調されますが、時と場合によって異なることも覚えておいたほうがいいでしょう。

自分が先に出さなければならない時に、相手に先に出された場合は「申し遅れました」とひと言添えましょう。

名刺を受け取った時には「〇〇様ですね」と相手の名前を声にだして確認します。

声を出すことによって名前は覚えやすくなるともいわれていますし、相手の名前の読み方の確認も兼ねています。

時々、名前を名乗られても、よく聞き取れない場合もありますよね。

さらにいただいた名刺の名前がちょっと読めないような苗字とかで、ルビもふっていないケースもあります。

その場合は名刺をいただいた時点で確認すれば失礼に当たりません。

読めない苗字だからといって、その場で名刺にルビをふったりする事のないように気をつけましょう。

名刺に文字を書き込むのは帰社してからなどにします。

人は名前を間違えられるといい気分はしませんし、それがビジネスの場ともなると注意力・観察力が足りていない人と判断されてしまう可能性がありますので、正しい名前の読み方を確認するのはとても重要です。

名刺交換後、受け取った名刺はどうする?

名刺交換の挨拶02 - コピー

名刺交換後、受け取った名刺は名刺入れの上に乗せておきます。

椅子に座った後にはテーブルの上、「左側」に置きます。

複数枚の場合は名刺入れの上に一番立場が高い人の名刺を置き、あとは着席順に並べておきます。

というのが通常のマナーですが、実際には相手の方がすぐに名刺をしまうケースも・・・

その場合は自分もしまう、相手が出したままなら自分も出しておく・・・というように状況を判断することも大事です。

これだけが正しい!・・・ってないんですよね。

相手に不快感を与えてしまえば、仕事をもらうこともできなくなります。

ビジネスマナーにこれが正しいと書いてあったから・・・というような対応ではなく、現実のビジネスの現場では柔軟に対処することを求められます。

いただいた名刺はきちんと管理しておきます。

帰社してから日付や気になったことなどをメモしておくと次回以降の時に役立ちます。

また、不要になった名刺はそのまま捨てるのではなく、シュレッダーにかけて処分する配慮が必要です。

まとめ

名刺交換をしたあと、「お礼のメール」を送る場合はできるだけ早く送ります。

できれば遅くても翌日までには「お礼のメール」を送ったほうがいいですね。

電話では相手方に貴重な時間をとらせてしまうので、メールのほうが望ましいですね。

船井総研の創始者の船井幸雄氏は「お礼の手紙を書く」ことが大切と言ってましたね。

なかなか直筆の手紙というのは書くことが少なくなりましたが、だからこそ相手の印象に残る方法でもあるんですけどね。

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